Tributación de los gastos por dietas y desplazamientos: los suplidos

PREGUNTA: Una empresa recibe las facturas de los profesionales del sector en las que éstos separan los honorarios sujetos a IVA e IRPF, de los gastos de viajes, dietas, utilización del teléfono, etc… que los facturan como suplidos. ¿És correcto dicho procedimiento?

Sector de actividad de la empresa que efectúa la consulta: PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL

RESPUESTA:

A menudo recibimos facturas de servicios, donde aparece la mención “suplidos” con un importe exento de IVA e IRPF.
Pero antes de nada, vamos explicar a aclarar lo que es un suplido.

¿Qué es un suplido?

Un suplido es un anticipo que se hace en nombre de otra persona con el fin de poder realizar un trabajo profesional.
El ejemplo mas claro, seria el de las tasas o Impuestos sin cuyo adelanto por parte del profesional que emite la factura, no seria posible terminar el servicio encomendado.
Es el caso de un gestor que realiza cambios de nombre de vehículos, no puede concluir el servicio sin pagar previamente las tasas de tráfico, anticipando este pago por cuenta del cliente que le ha encargado el servicio.
En numerosas ocasiones, no se trata de tasas o impuestos, sino de otras facturas de otros profesionales, que son necesarias para la tramitación de un servicio. Sería el caso, por ejemplo, de un notario que factura como suplido las facturas del Registro Mercantil o del Borme, en su factura de tramitación de una escritura pública.

Tratamiento fiscal de los Suplidos

Siempre que nos añadan en una factura recibida, un importe por suplidos, se debería solicitar la factura de estos suplidos, en la cual debe figurar nuestro nombre, puesto que el profesional solo ha anticipado el dinero, pero el gasto es nuestro y si realizamos una actividad empresarial o profesional, podemos deducirnos tanto el IVA como el GASTO de esta factura en nuestra contabilidad, además de la factura del profesional.

Tratamiento erróneo de los suplidos

Sin embargo, algunas veces se está utilizando el concepto suplidos erróneamente, en algunas facturas de profesionales, que pretenden incrementar el importe facturado a su cliente añadiendo el concepto de suplidos a gastos de desplazamiento, dietas, gastos de viajes, utilización de teléfonos…etc. Quedando estos suplidos no sujetos a IVA ni IRPF.
En estos casos, resulta evidente que quien produce el gasto es el profesional ( pues es el profesional quien realiza el desplazamiento, la manutención…etc. para el desarrollo de sus funciones). Si estos gastos han sido necesarios para desarrollar su actividad, y los desea facturar a su cliente, lo correcto sería incrementar su factura por el importe de éstos, pero no como suplidos, sinó que deben formar parte de la base imponible de su factura, que estaría sujeta a IVA y a IRPF si correspondiera.

Según diversas resoluciones vinculantes de la Dirección General de Tributos ( V2776-14; V2731-11) para que las sumas pagadas por los profesionales en la ejecución de un servicio, tengan la consideración de suplidos, y no queden sujetas a IVA e IRPF deben concurrir las condiciones siguientes:

1º) Tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. La realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente deberá acreditarse ordinariamente mediante la correspondiente factura expedida a cargo del destinatario.
2º )El pago de estos importes debe hacerse en virtud de un mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe.
3º) La justificación de la cuantía efectiva de dichos gastos, se realizará por los medios de prueba admisibles en derecho.

Por tanto, todo aquella suma de dinero que no pueda considerase como suplido, debe entenderse como mayor valor del servicio prestado, incrementando la base imponible de la factura del profesional.

NORMATIVA APLICADA:

Artículo 77 Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Artículo 78 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido