Aspectos prácticos de la afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores contenidos en el RD 708/2015, de 24 de Julio

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booksEl pasado 25 de julio se publicó en el BOE el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio, cumpliendo con el mandato de dotar de una mayor simplificación y uniformidad a los actos de encuadramiento de empresas y trabajadores en los distintos regímenes de la Seguridad Social, establecimiento de nuevos plazos para las variaciones de datos y datos de los trabajadores, así como dotar de una nueva regulación a los trámites de liquidaciones de cuotas, entre otros aspectos.

A continuación ejemplificamos algunas de las modificaciones más relevantes operadas por el mismo:

Obligación de comunicación de código del convenio aplicable

A partir del 26 de julio de 2015 resulta de obligado cumplimiento comunicar el código del convenio (o convenios) aplicable a la empresa en el momento de inscribir la misma en la Tesorería General de la Seguridad Social. Asimismo también resulta obligatoria la comunicación de dicho código al tiempo de dar de alta al trabajador. No obstante, para aquellos trabajadores en alta en la empresa en la referida fecha, existirá la obligación de comunicar el código de convenio extendiéndose dicho plazo hasta el 31 de enero de 2016.

A nadie se le escapa que la finalidad de dicha nueva obligación no deja de ser otra que facilitando datos adicionales a la Tesorería, ésta pueda cruzarlos con el fichero C.R.A. que las empresas también están obligadas a la misma para que ésta pueda fiscalizar tanto el cumplimiento del pago de los importes como de los conceptos establecidos con carácter de mínimos en los convenios colectivos.

Comunicación variaciones de datos y bajas de los trabajadores

seleccion-de-personalTambién desde el pasado día 26 de julio, se acorta el plazo para la comunicación de las variaciones de datos y las bajas de los trabajadores, que pasan de los anteriores 6 días naturales a 3 días naturales, contados a partir de la fecha en que se produzcan. La única excepción la constituye el cambio de entidad que cubra las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (y en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes), cuya comunicación deberá efectuarse con una antelación de 10 días naturales a su efectividad.

Las bajas de los trabajadores deberán comunicarse también en el plazo máximo de 3 días naturales contados a partir de la fecha de efectividad de la baja, si bien pueden comunicarse con carácter previo a la fecha de efectos.

Un aspecto común tanto en la comunicación de variaciones de datos como en la comunicación de la baja de los trabajadores es que en el supuesto de presentación extemporánea de las mismas sus efectos lo serán a partir de la efectiva comunicación a la Administración. No obstante, hay que tener en cuenta que:

en el caso de las bajas, si se acredita la fecha y motivos de la misma, podrán retrotraerse sus efectos a la fecha pretendida;
en el caso de las variaciones también se retrotraerán en el caso de que las mismas tengan efectos sobre la cotización, tanto si las cuotas de ésta resultan favorables a la Administración como si lo son a favor del administrado.

Particularidades en cuanto a la comunicación de las altas

Si bien la comunicación de las altas deberá seguir siendo con carácter previo a la prestación de servicios por parte del trabajador, se suprime la posibilidad existente hasta la fecha de entrada en vigor del Real Decreto de presentar las mismas a través del envío de fax, telegrama, etc. a la administración. Sin embargo, en caso de que por razones acreditadas exista alguna dificultad por parte de la empresa para la presentación tanto de las altas, como de las variaciones y las bajas de los trabajadores en plazo, el Director de la Tesorería General de la Seguridad Social podrá autorizar la presentación de las mismas en otros plazos distintos.

fountain writing penEn caso de presentación de un alta fuera de plazo, la misma surtirá efectos desde la fecha de presentación efectiva, salvo en el supuesto que la presentación fuera posterior a la fecha de ingreso de las cuotas correspondientes a la cotización a partir de dicha alta, en cuyo caso la fecha de efectos del alta será dicha fecha de ingreso de cuotas. Nótese sin embargo que esto solamente el posible en caso de autoliquidación de cuotas, puesto que en el caso de liquidación directa, la Tesorería General de la Seguridad Social al no disponer del dato del alta del trabajador no podrá en ningún caso efectuar ningún tipo de cálculo, si bien la diferencia resultante puede alertar a la empresa entre el cálculo de cuotas efectuado por el software de la misma comparado con el propuesto por la Administración.

A tener en cuenta que:

– las altas de los representantes de comercio son actualmente a cargo de la empresa, y no como hasta la entrada en vigor de la nueva norma en que era el propio representante quien debía tramitarla.

– si bien con carácter residual en el Régimen Especial de Trabajadores del Mar se contemplaban determinados supuestos especiales de plazo para determinadas altas, con la aplicación de la nueva norma desaparece esta especialidad.

Para concluir, si se tiene en cuenta que las presentaciones extemporáneas de las comunicaciones de altas, bajas o variaciones de datos suponen una infracción administrativa de carácter leve sancionable por la Administración, el mayor inconveniente puede surgir en aquellas empresas que están obligadas al sistema de liquidación directa de cuotas puesto que surgirán discrepancias entre los datos de confección de recibo de salarios y los obrantes en la Tesorería que puede conllevar un mayor problema administrativa para igualar los mismos.